Mit EDI den Datentransfer rationalisieren und Kosten einsparen

EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und bezeichnet verschiedene Standards für den elektronischen Datenaustausch im geschäftlichen Bereich. Ziel ist es, die Übermittlung von Daten zu rationalisieren. Dieses Verfahren kann zum Beispiel bei der Zusendung von Rechnungen, bei Bestellungen oder bei Zahlungen zur Anwendung kommen. Die Dokumente sollen zwischen den Teilnehmern problemlos elektronisch übertragen werden und anschließend ebenso unkompliziert im Empfängersystem weiter verarbeitet werden.

EDI beschreibt das Format, die Struktur und den Inhalt eines Dokuments. Es spielt keine Rolle, auf welche konkreten technischen Lösungen zurückgegriffen wird, es kommt einzig auf die Normierung der Dokumente selbst an. Es ist von den an der Nachrichtenübermittlung beteiligten Partnern abhängig, wie EDI umgesetzt werden muss. Es gibt allgemeingültige Konventionen und spezifische Standards zwischen Handelspartnern, die nicht verallgemeinert werden können.

Eine Übertragung von Daten unter Verwendung von EDI soll vor allem Zeit und Kosten sparen und menschliche Fehler bei der Dateneingabe vermeiden helfen. Da die Daten direkt zwischen den Systemen ausgetauscht werden, wird eine manuelle Eingabe überflüssig und die Dokumente können sehr viel schneller zum Empfänger gelangen. Um die Datenübermittlung auf EDI-Basis zu nutzen, müssen die internen Dokumentenstandards einmalig angepasst werden. Der Aufwand dafür ist zunächst recht hoch, sodass sich der Electronic Data Interchange besonders für gleichartige, häufig auftretende Vorgänge lohnt.

Ein Beispiel für das Einsparungspotential des EDI-Standards ist im Bereich des Rechnungswesens zu finden. Die Einsparungen sind immens. Die Europäische Kommission hat ermittelt, dass ein Unternehmen bis zu siebzig Prozent seiner Kosten senken kann, wenn es von der Rechnung in der Papierversion auf die genormte elektronische Version umsteigt.

Ein bekannter Standard für den elektronischen Datentransfer ist ELSTER. Die deutschen Steuerverwaltungen haben dieses Projekt ins Leben gerufen, um Steuererklärungen über das Internet zu ermöglichen. Ein weiterer Bereich, in dem das EDI-Prinzip angewendet wird, ist das Bankenwesen. Dort regelt SWIFT, die internationale Genossenschaft für die Geldinstitute das Format für die Nachrichtenübertragung zwischen Banken, Börsen und Brokern. Artikelbild © Depositphotos.com / Vladru

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