Allgemeine Begriffserklärung:
Als Teilbereich des Debitorenmanagements bezeichnet der Begriff Inkasso die Einziehung oder Betreibung bereits fällig gewordener Forderungen beziehungsweise offener Rechnungen.
Der gesamte Vorgang läuft geschäftsmäßig ab und betrifft außerdem die Debitorenbuchhaltung und das Mahnwesen. Das Inkasso wird oft als fremde Dienstleistung in Anspruch genommen. Spezielle Anwaltsbüros oder Inkassounternehmen bieten dafür ihre Dienste an.
Die Gründe für das Outsourcing sind vielfältig, haben jedoch meistens etwas mit der Kostenersparnis und der Spezialisierung des Dienstleisters zu tun.
Um ein effektives Inkasso durchführen zu können, muss das Personal spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten beherrschen. Dies ist ein weiterer Grund die Inkassotätigkeiten auszulagern und kein eigenes Personal dafür abzustellen.
Der Inkasso Dienstleister zeichnet sich durch ein professionelles und höfliches Auftreten aus. Meistens schriftlich, jedoch immer respektvoll treibt der Dienstleister die offenen Forderungen ein. Nur tatsächlich erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren ergeben eine gerechtfertigte Rechnung an einen Schuldner, die er auch zu bezahlen hat.
Recht und Gesetz beim Inkasso:
Das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) gibt die Registrierungsvoraussetzungen für Inkassobüros vor. Ohne die Erfüllung der Selben dürfen Inkassounternehmen in Deutschland nicht agieren.
2008 wurde das Gesetz offiziell beschlossen und gibt Inkassounternehmen das Recht selbstständig Vollstreckungsbescheide, Mahnschreiben und Vollstreckungsmaßnahmen zu beantragen.
Nach der Beauftragung durch eine Firma mit dem Forderungseinzug laufen alle weiteren Korrespondenzen ausschließlich über den Dienstleister. Alle offenen Rechnungen sind ab diesem Zeitpunkt an das Bankkonto des Inkassounternehmens zu zahlen.
Ziel des Inkassoverfahrens:
Die Einigung zwischen dem Schuldner und dem Gläubiger herbeizuführen ist das oberste Ziel einer Inkassofirma. Für den Gläubiger ergeben sich dadurch mehrere Vorteile. Das Tagesgeschäft steht wieder im Fokus, da das Eintreiben der fälligen Forderungen an einen Dienstleister abgegeben wurde. Außerdem wird dadurch verhindert das Zahlungsausfälle entstehen und es dadurch zu erhöhten Kosten für alle Kunden kommt.
Verfahren und Ablauf beim Inkasso:
Reagiert ein Schuldner trotz dem Hinweis und der Mahnung auf offene Forderungen einer Firma weiterhin nicht und kommt somit seiner Zahlungsverpflichtung nicht nach entsteht ein Inkassofall. Der dann beauftragte Inkasso-Dienstleister führt zunächst eine Prüfung durch. Der nächste Schritt enthält eine erste schriftliche Mahnung an den Schuldner mit dem Hinweis der Übernahme der Forderung durch das Inkassounternehmen.
An dieser Stelle kann der säumige Zahler gegebenenfalls Einwände gegen die Forderungen erheben.
Wird danach die Zahlung weiterhin verweigert, können in der Folge gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsbescheide ausgestellt werden.
Die Pfändung von verwertbarem Eigentum oder eine Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher droht bei weiteren Schritten.
Sollte sich der Schuldner jedoch dazu bereit erklären, seine Schulden zu bezahlen, können Ratenzahlungen oder sogar Vergleichs- und Stundungsvereinbarungen getroffen werden.
Die entstandenen Kosten durch die Inkassobeauftragung, den weiteren Betreibungsprozess und natürlich den Rechnungsbetrag, samt Mahnkosten hat der Schuldner zu begleichen.
Im Einführungsgesetz zum Rechtsdienstleistungsgesetz ist die Höhe der zu erstattenden Inkassokosten geregelt. (§ 4 Abs. 5 RDGEG )
Professionelle Inkassounternehmen:
Die Mitgliedschaft in größeren Interessenverbänden, wie z.B. dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU), ist ein deutliches Anzeichen für die Seriösität eines Inkassounternehmens.