Über Jahre hinweg sammeln sich bei den meisten Menschen viele Unterlagen an, die von Zeit zu Zeit aussortiert gehören. Doch dabei sollten unbedingt bestimmte Fristen beachtet werden, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Grundsätzlich stehen Privatpersonen nur in Ausnahmenfällen in der Pflicht, Unterlagen aufzuheben, trotzdem kann es unnötig Probleme bereiten, wenn solche zu zeitig vernichtet worden sind. Wichtige Dokumente wie eine Heirats- oder Geburtsurkunde dürfen überhaupt nicht weggeworfen werden.
Für alle anderen Unterlagen gilt die Faustregel drei Jahre. Das ist die Verjährungsfrist für alltägliche Geschäfte. Nach diesem Zeitraum können etwaige Ansprüche nicht mehr eingefordert werden. Diese Frist gilt auch für Kontoauszüge. Auch für jene, die ihre Bankgeschäfte online tätigen, müssen diese ausdrucken und so lange aufbewahren. Kerstin Altendorf vom Deutschen Bankenverband sagte dazu: "Ausgedruckte Belege sind die einzigen, die als Zahlungsnachweis gelten". Sollte dennoch ein Auszug nicht mehr aufzufinden sein, kann dieser bei der Bank nachgefordert werden. Banken können bis zu sechs Jahre Auszüge nachreichen, danach werden auch diese dort vernichtet. Allerdings ist dies kostenpflichtig (bis 6,- EUR Gebühren pro Auszug).
Rechnungen können vernichtet werden, wenn sie bezahlt worden sind. Für alle anderen gilt auch eine Verjährungsfrist von drei Jahren, die am Ende des jeweiligen Jahres beginnt, in welchem die Rechnung ausgestellt worden ist. Seit 2004 müssen Rechnungen für Wartungs- und Reparaturarbeiten an der eigenen Wohnung oder Haus zwei Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist unerheblich, ob sie inzwischen bezahlt wurden.
Mietverträge müssen so lange aufgehoben werden, wie das Mietverhältnis andauert. Danach gilt auch eine Verjährungsfrist von zwei Jahren. Gleiches gilt für Übergabeprotokolle und Mietvertragsänderungen. Nebenkostenabrechnungen sollten auch besser aufbewahrt werden, schon allein, um mit alten Abrechnungen Vergleiche anstellen zu können.
Alle Benachrichtigungen zur Rente sollten ebenfalls lückenlos gesammelt werden. Karin Klopsch, Pressereferentin der Deutschen Rentenversicherung, erklärte dazu: "Die meisten Daten werden vom Arbeitgeber maschinell übermittelt". "Selbst nachzuweisen sind die Lücken in der Einzahlung." Hier dürfen also die Nachweise über Schul- und Studienabschlüsse, Zeiten der Kindererziehung und Arbeitsverträge nicht fehlen. Hierzu kommen auch noch die vom Arbeitgeber jährlich erstellten Sozialversicherungsnachweise.
Empfehlenswert ist, separat Unterlagen zu sammeln, die für die jährliche Einkommenssteuererklärung relevant sind (Unterlagen über haushaltsnahe Dienstleistungen, Spenden, Kapitalerträge, dazu gehörige Kontoauszüge und Quittungen). Ergeht der Bescheid vom zuständigen Finanzamt, wird er vier Wochen danach bestandskräftig. Erst dann können die Unterlagen vernichtet werden.
Kaufbelege sollten so lange aufgehoben werden, wie die Garantiezeit besteht.
Versicherungsunterlagen müssen ebenfalls aufbewahrt werden wie die Verträge laufen.